L’article L 823-12 du Code de commerce prévoit que « Les commissaires aux comptes signalent à la plus prochaine assemblée générale ou réunion de l’organe compétent les irrégularités et inexactitudes relevées par aux au cours de l’accomplissement de leur mission ». Cette communication, inscrite au Livre VIII du Code de commerce, concerne donc toutes les entités dans lesquelles le commissaire aux comptes a été nommé, quelle que soit leur forme juridique.
Définitions
L’ancienne norme CNCC 5-112 « Communication des irrégularités et des inexactitudes à l’assemblée générale » du référentiel normatif de 2003, qui n’a pas été transposée dans un norme d’exercice professionnel, présentait les définitions suivantes, reprises dans la Note d’information CNCC n°1 sur les rapports du commissaire aux comptes sur les comptes annuels consolidés : une irrégularité est une « non conformité aux textes légaux ou réglementaires, ou aux principes édictés par le référentiel comptable applicable, ou aux dispositions des statuts, ou aux décisions de l’assemblée générale » ; une inexactitude est un « traduction comptable, ou la présentation d’un fait, non conforme à la réalité » (par exemple une erreur de calcul ou une information erronée).
Dans quels rapports ?
La NEP 700 et la Note d’information CNCC n°1 précitée précisent que seuls les irrégularités et inexactitudes portant sur le rapport de gestion et les documents adressés aux actionnaires ont vocation a être signalées en partie 3 du rapport sur les comptes annuels. Il s’agira par exemple de la non-présentation des délais de paiement fournisseurs dans le rapport de gestion ou pour les SA et SCA ayant des titres admis aux négociations sur un marché réglementé (et leurs filiales le cas échéant) de l’absence d’information sur les rémunérations et avantages versés à chaque mandataire social ainsi que sur les engagements consentis en leur faveur (article L 223-102-1 du Code de commerce).
Le commissaire aux comptes présentera les irrégularités rencontrées dans le cadre de ses diligences réalisées au titre d’autres missions prévues par la loi dans le rapport spécifique établi sur ces missions : dans un SA, un convention non autorisée préalablement par le conseil d’administration sera introduite dans une partie spécifique du rapport spécial sur les conventions réglementées par la mention « En application des articles L 225-42 et L 823-12 du Code de commerce, nous vous signalons que… ». Au titre d’une opération sur le capital, l’éventuelle irrégularité sur la non mise à disposition de notre rapport à l’assemblée générale extraordinaire dans les 15 jours précédant la réunion du fait d’une transmission tardive des documents par le client, sera présentée à la fin du rapport concerné.
Tout autre irrégularité rencontrée dans le cadre de diligences ne faisant pas l’objet d’une rapport spécifique fera l’objet d’une communication ad hoc présentée à la prochaine assemblée générale. Il en sera ainsi du non-respect de l’obligation périodique dans le cadre de l’épargne salariale (article L 225-1296 alinéa 2 du Code de commerce), du défaut de reconstitution des capitaux propres conformément à l’article L 225-248 du Code de commerce (lorsque les capitaux propres n’ont pas été reconstitués à l’issue du délai expirant le 31 décembre N+3) ou du cas d’une SA ayant moins de 7 actionnaires (article L 225-1 du Code du commerce). Un exemple de communication ad hoc à l’assemblée est proposé page 128 de la Note d’information CNCC n°1 précitée.
Les irrégularités ou inexactitudes sont signalées quelle que soit la date à laquelle elles se sont produites. Par ailleurs, leur communication n’est pas soumises au respect d’un délai légal ou statutaire avant la date d’assemblée et aucune modalité particulière n’est prévue pour formaliser cette communication ad hoc, qui pourrait être faite oralement par le commissaire aux comptes. Toutefois, il est nécessaire que la communication du commissaire aux comptes soit mentionnée dans le procès-verbal de l’assemblée générale. Selon l’ancienne norme 5-112 § 11, si elles ont été réparées et si l’information ne présente plus d’intérêt pour les actionnaires, le commissaire aux comptes peut s’abstenir de les signaler.
Les autres conséquences
La communication des irrégularités et inexactitudes à l’assemblée générale suppose qu’afin de satisfaire par ailleurs aux dispositions prévues par l’article L 823-16 du Code de commerce, le commissaire aux comptes porte à la connaissance de l’organe compétent (conseil d’administration, président, gérant etc.) ainsi qu’au comité d’audit le cas échéant, les irrégularités ou inexactitudes relevées. Cette communication se fera dans la mesure du possible en amont de la communication à l’assemblée générale, et permettra ainsi de demander à l’organe compétent ses plans d’actions afin de remédier à la situation. Pour les sociétés soumises à une autorité de contrôle (AMF, ACPR, ANCOLS…), les textes prévoient aussi dans certains cas une information de ces autorités.
Enfin, certaines de ces irrégularités et inexactitudes peuvent être constitutives de fait délicteux et devront être, par ailleurs, signalées au Procureur de la République (La CNCC a publié le 30 avril 2014 une pratique professionnelle sur la révélation des faits délicteurs au procureur de la République.)